Administratie, facturen en bewaarplicht in Suriname

Iedereen die in Suriname een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, moet een administratie voeren en die tien jaar bewaren. Ben je BTW-plichtig, dan gelden daarnaast strikte regels voor je facturen. Een NV moet binnen zes maanden na het boekjaar een jaarrekening opmaken, en grotere bedrijven moeten die laten controleren door een accountant.

Wie moet een administratie voeren?

Het nieuwe Burgerlijk Wetboek is op 1 mei 2025 in werking getreden. De oude regels uit het Wetboek van Koophandel (artikelen 2 tot en met 4) zijn overgebracht naar artikel 15i van Boek 3. Dat artikel zegt: wie een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, voert een administratie en bewaart de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zo, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Twee dingen zijn nieuw ten opzichte van het oude Wetboek van Koophandel:

• Ook vrije beroepen vallen er nu onder, zoals advocaten, notarissen, artsen en andere zelfstandigen.
• Elektronische bestanden worden uitdrukkelijk genoemd. Een boekhoudprogramma, Excel of een app is dus een geldige administratie, zolang je alles terug kunt vinden.

Voor rechtspersonen (NV, stichting, vereniging, coöperatie) staat dezelfde plicht in artikel 15 van Boek 2. Het bestuur moet daar bovendien binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening en een bestuursverslag opmaken. Het boekjaar is het kalenderjaar, tenzij de statuten iets anders zeggen.

Wat de Belastingdienst eist

De Inkomstenbelasting 1922 (artikel 42 lid 3) eist dat vennootschappen zo boekhouden dat de jaarlijkse winst eruit blijkt. Andere ondernemers voeren een administratie waaruit de zuivere winst te berekenen is zodra de winst of de omzet boven de (oude, lage) grensbedragen in de wet komt; in de praktijk geldt dat voor vrijwel elk actief bedrijf. De boekhouding wordt gevoerd in de Nederlandse taal. Bij je definitieve aangifte voeg je een gedagtekende en ondertekende balans en winst- en verliesrekening (artikel 44 lid 5). De inspecteur mag je boeken, aantekeningen en computerbestanden inzien en kopiëren (artikel 82a).

Hoe lang bewaren, en mag het digitaal?

Je mag papieren stukken scannen en alleen digitaal bewaren, mits de overzetting juist en volledig is, de gegevens de hele bewaartermijn beschikbaar blijven en je ze binnen redelijke tijd leesbaar kunt maken (art. 2:15 lid 4 BW). De uitzondering: de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening). Die bewaar je op papier, ondertekend.

Praktisch: maak elke maand een back-up op een tweede plek (externe schijf of cloud), en controleer één keer per jaar of oude bestanden nog opengaan. Een bestand in een programma dat je over acht jaar niet meer hebt, telt niet als "leesbaar binnen redelijke tijd".

Wat moet er op een factuur?

De Wet BTW (artikel 27) verplicht een BTW-plichtige ondernemer om gedagtekende en doorlopend genummerde facturen uit te reiken aan afnemers die ondernemer zijn, ook voor vooruitbetalingen. Je reikt de factuur uit binnen 15 dagen na het einde van de maand waarin je hebt geleverd. Bij een vooruitbetaling reik je de factuur uit voordat de betaling opeisbaar is. Van elke factuur bewaar je een kopie. Artikel 28 en de BTW-brochure van de Belastingdienst noemen deze verplichte gegevens:

• de datum van uitreiking en een uniek, opeenvolgend factuurnummer
• naam, adres en fiscaal identificatienummer (FIN) van jou als leverancier
• naam, adres en FIN van je klant (de afnemer)
• hoeveelheid en aard van de goederen, of omvang en aard van de diensten
• de datum van de levering of dienst
• het bedrag exclusief BTW per tarief, het toegepaste tarief (0%, 5%, 10% of 25%) en het BTW-bedrag
• bij een vrijstelling: dat de levering is vrijgesteld
• bij verlegging: de vermelding "BTW verlegd"
• het totaalbedrag inclusief BTW
• bij voertuigen extra gegevens zoals merk, type, cilinderinhoud en chassisnummer

Niet of te laat factureren, of een onjuiste factuur uitreiken, is strafbaar. De Wet BTW noemt boetes tot SRD 50.000 (artikelen 58 en 59). En je klant mag de BTW alleen aftrekken met een correcte factuur. Een slordige factuur kost hem dus geld, en jou klanten.

Niet BTW-plichtig (omzet onder SRD 1.000.000 per jaar)? Dan zet je geen BTW op de factuur. Een duidelijke, genummerde factuur met je naam, adres, FIN, datum, omschrijving en bedrag is dan nog steeds de basis van je administratie. Meer over de drempel en de tarieven in BTW in Suriname.

Nummering

• Eén doorlopende reeks zonder gaten, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Een nieuwe reeks per jaar mag, zolang elk nummer uniek is.
• Een geannuleerde factuur gooi je niet weg en nummer je niet opnieuw: je maakt er een creditnota tegenover.
• Proforma's en offertes krijgen een eigen reeks, los van je facturen. Zie Proforma factuur.

Factuur maken → · Offerte maken · Pakbon / afleverbon

Creditnota, kwitantie en kassabon

Creditnota (kredietnota)

Geef je korting achteraf, neemt je klant goederen terug of wordt de overeenkomst ontbonden, dan maak je een creditnota (de wet noemt het een kredietnota, art. 23 Wet BTW). De creditnota krijgt een eigen nummer, verwijst naar de oorspronkelijke factuur en vermeldt het bedrag en de BTW die je terugdraait. De BTW op de creditnota verlaagt je af te dragen BTW in de maand waarin je hem uitreikt. Daarna maak je zo nodig een nieuwe, juiste factuur. Creditnota maken

Kwitantie

Een kwitantie is een betalingsbewijs: "ik heb dit bedrag ontvangen". Het is geen factuur en vervangt die niet als je klant een ondernemer is en jij BTW-plichtig bent. Een kwitantie is handig voor huur, contante betalingen en aanbetalingen. Zet erop: nummer, datum, naam van wie betaalt, het bedrag in cijfers en in woorden, waarvoor, en een handtekening. Bewaar een kopie in je administratie. Kwitantie maken · Bedrag in woorden

Kassabon

Verkoop je aan particulieren, dan mag je in plaats van een factuur een kassasysteem gebruiken (art. 27 lid 7 Wet BTW). De klant moet een afschrift van de kassabon kunnen krijgen en jij bewaart een exemplaar. Volgens de Belastingdienst moet een kassabon bevatten: een opeenvolgend nummer, je naam, adres en FIN, de datum, wat je verkocht (hoeveelheid en aard), het totaal exclusief BTW, het BTW-bedrag en het totaal inclusief BTW, het tarief en zo nodig de vermelding van een vrijstelling. Verkoop je aan een bedrijf, dan blijft een factuur verplicht.

Jaarrekening en accountantscontrole voor een NV

Boek 2 BW verwijst voor de inhoud van de jaarrekening naar de Wet op de Jaarrekening (S.B. 2017 no. 84, in werking sinds 6 oktober 2017). Die wet geldt voor de NV, de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij, voor stichtingen en verenigingen met een onderneming in het handelsregister, voor formeel buitenlandse vennootschappen en voor instellingen onder toezicht van de CBvS. Een eenmanszaak valt er niet onder; die heeft wel de administratieplicht van Boek 3.

De wet deelt rechtspersonen in naar grootte. Je valt in een klasse als je op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van de drie criteria voldoet:

Let op: deze bedragen staan sinds 2017 vast in SRD. Door de koersdaling van de SRD is SRD 6 miljoen omzet nu veel minder dan toen (bekijk de actuele Wisselkoers vandaag). Veel bedrijven die zichzelf klein noemen, zijn voor deze wet middelgroot.

De jaarrekening bevat ten minste de balans, de winst- en verliesrekening, het kasstroomoverzicht, het verloopoverzicht van het eigen vermogen en een toelichting, in het Nederlands of Engels. Alle bestuurders (en commissarissen) tekenen; bij een NV stelt de algemene vergadering van aandeelhouders de jaarrekening vast. De controle doet een onafhankelijke gecertificeerde accountant. Organisaties van openbaar belang (banken, verzekeraars, pensioenfondsen, beursgenoteerde NV's en parastatalen) zijn altijd controleplichtig.

Boetes. Het ministerie van Economische Zaken kan een boete opleggen tot SRD 10.000 als de jaarrekening niet op tijd is opgemaakt, en tot SRD 100.000 als je niet deponeert of ter inzage legt, of geen verplichte controle laat doen.

Loonadministratie

Heb je personeel, dan ben je inhoudingsplichtige voor de loonbelasting en AOV. De Wet Loonbelasting (artikel 37) verplicht je een loonadministratie te voeren. De Uitvoeringsbeschikking Loonbelasting maakt dat concreet:

1. Werknemersverklaring. Laat elke nieuwe werknemer voor de eerste loonbetaling een werknemersverklaring invullen en tekenen. Bewaar die tot vijf jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking eindigde.
2. Loonstaat per werknemer. Leg voor de eerste loonbetaling in een kalenderjaar per werknemer een loonstaat aan en houd die bij: loon, ingehouden loonbelasting en AOV per betaling.
3. Loonstrook. Geef je werknemer per betaling een duidelijke loonstrook. Loonstrook maken
4. Maandelijks afdragen. Doe aangifte en betaal de ingehouden belasting en premie op tijd. De data staan in Belasting deadlines.
5. Na het jaar. Lever binnen een maand na het einde van het kalenderjaar de verzamelloonstaat en de loonbelastingkaarten van je werknemers in bij de inspecteur. Geef werknemers op verzoek een opgave van hun jaarloon en de ingehouden belasting.

De loonadministratie hoort op de plaats waar je in Suriname kantoor houdt. Bewaar ook arbeidscontracten, urenregistratie en verlofadministratie; die heb je nodig bij een geschil of controle. Urenregistratie en weekloon · Vakantiedagen en vakantietoelage · Werkgeverslasten

Een eenvoudige maandroutine

Een kleine zaak hoeft geen dure software te hebben. Wat telt is dat je elke maand hetzelfde doet. Reken op één tot drie uur per maand.

1. Dagelijks of wekelijks: alles op één plek. Verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen en kwitanties in één map (papier of digitaal) per maand. Fotografeer bonnen direct; thermisch papier vervaagt.
2. Kas tellen. Tel aan het eind van de dag of week de kas en vergelijk met je kasboek. Verschillen schrijf je op met een reden. Kas tellen (kasopmaak)
3. Bank afstemmen. Zet elke bij- en afschrijving op je bankafschrift tegenover een factuur of bon. Wat je niet kunt verklaren, zoek je meteen uit.
4. BTW-register bijwerken. Boek verkopen en inkopen per tarief en bereken de af te dragen BTW. Dien de aangifte in en betaal voor de 16e van de volgende maand, ook als het saldo nul is. BTW-register en kasboek
5. Debiteuren nalopen. Welke facturen zijn over de vervaldatum? Stuur een herinnering. Openstaande facturen · Betalingsherinnering
6. Voorraad. Tel of controleer je voorraad, zeker de dure artikelen. Voorraadbeheer
7. Kasstroom vooruitkijken. Wat komt er de komende drie maanden binnen en wat gaat eruit? Kasstroomplanner
8. Back-up. Kopieer de maandmap naar een tweede plek.

Rekeningschema: de basis

Een rekeningschema is de lijst van "potjes" waarin je elke boeking zet. Voor een kleine zaak is dit genoeg:

Een accountant of administratiekantoor kiezen

De titel accountant is beschermd. Volgens de Wet Suriname Chartered Accountants Institute (S.B. 2018 no. 92) mag alleen wie is ingeschreven in het accountantsregister zich accountant noemen; ingeschrevenen voeren de titel Chartered Accountant (CA). Het register wordt bijgehouden door het Suriname Chartered Accountants Institute (SCAI), de opvolger van de SUVA. Voor een wettelijke controle van de jaarrekening heb je een onafhankelijke gecertificeerde accountant nodig. Een administratiekantoor of boekhouder zonder die titel mag wel je boekhouding en aangiften verzorgen, maar geen controleverklaring afgeven.

SCAI: Tapanahonystraat 2, Paramaribo, telefoon +597 895 5707, info@scai.sr. Vraag daar of iemand ingeschreven staat.

Vragen die je een kantoor stelt:

• Staat de accountant ingeschreven bij SCAI, of is het een administratiekantoor?
• Wat zit in het vaste maandbedrag: boekingen, BTW-aangifte, loonadministratie, jaarrekening, aangifte inkomstenbelasting?
• Wanneer moeten jouw stukken binnen zijn, en wanneer levert het kantoor de aangifte in?
• Krijg je zelf toegang tot je administratie, en wie is eigenaar van de bestanden als je overstapt?
• Hebben ze ervaring met jouw branche en met boekhouden in meerdere valuta?

Veelgemaakte fouten

• Privé en zaak door elkaar. Eén rekening voor alles maakt je administratie onleesbaar. Open een zakelijke rekening: Zakelijke bankrekening openen.
• Facturen zonder FIN van de klant of zonder leverdatum. Je zakelijke klant kan dan de BTW niet aftrekken.
• Een factuur aanpassen of opnieuw nummeren in plaats van een creditnota te maken.
• Te laat factureren. De termijn is 15 dagen na het einde van de maand van levering.
• Contante inkopen zonder bon. Zonder bewijs geen kostenaftrek en geen BTW-aftrek.
• Geen nul-aangifte voor de BTW in een maand zonder omzet. Ook dan moet je aangifte doen.
• Valuta door elkaar. Boek USD- en EUR-bedragen apart en noteer de koers die je gebruikt.
• Denken dat je "klein" bent voor de Wet op de Jaarrekening, terwijl je omzet boven SRD 6 miljoen ligt.
• Stukken weggooien na vijf jaar. De termijn is tien jaar.

Wat als...

...ik in USD factureer? Dat mag in de praktijk, maar vermeld de valuta duidelijk. Vraag de Belastingdienst of je accountant tegen welke koers je de BTW in je aangifte omrekent, en noteer die koers bij de factuur.

...ik jaren geen administratie heb gevoerd? Begin nu. Vraag bankafschriften op bij je bank, verzamel facturen van leveranciers en reconstrueer per jaar. Een accountant kan helpen met een vermogensopstelling. Wacht niet op een controle.

...mijn kassasysteem kapotgaat? Noteer de verkopen met de hand tot het gerepareerd is, met doorlopend genummerde bonnen, en bewaar de oude gegevens van het kassasysteem.

...er een zegel op mijn kwitantie moet? De Zegelwet uit 1872 noemt nog zegelrecht op kwitanties, met bedragen in oude guldens. Vraag de Belastingdienst of dit voor jouw situatie geldt.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 3 (S.B. 2024 no. 164), art. 15i
• Burgerlijk Wetboek Boek 2 (S.B. 2024 no. 164), art. 15 en 16
• Aanpassingswet nieuw Burgerlijk Wetboek (S.B. 2024 no. 168)
• Frielink: nieuw Boek 2 BW Suriname (in werking 1 mei 2025)
• Wet op de Jaarrekening (S.B. 2017 no. 84)
• De West: wijziging Wet op de Jaarrekening (30-10-2022)
• Wet Belasting over de Toegevoegde Waarde (geldende tekst), art. 23, 26 tot 30, 58 en 59
• Belastingdienst: BTW-brochure (versie 28-04-2025)
• Inkomstenbelasting 1922, art. 42, 44 en 82a
• Wet Loonbelasting en Uitvoeringsbeschikking
• Wet Suriname Chartered Accountants Institute (S.B. 2018 no. 92)
• Suriname Chartered Accountants Institute (SCAI)
• Zegelwet 1872

Gecontroleerd op 21 oktober 2026. Algemene informatie, geen juridisch advies.